Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w skrócie zwany ZFŚS to tworzony w przedsiębiorstwach specjalny fundusz zakładowy, dla którego otworzono nowy rachunek bankowy, a gromadzone tam środki służą do udzielania pomocy przede wszystkim finansowej. Jego podstawowym celem jest wspomaganie finansowe działalności socjalnej dla pracowników i ich rodzin.
Ustawa z dnia 04.03.1994r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych określa zasady tworzenia takiego funduszu przez pracodawców oraz sposób zarządzania środkami zgromadzonymi na nim.
Kto musi go utworzyć?
Do jego utworzenia zgodnie z ustawą są zobligowani:
- pracodawcy, którzy na dzień 1.01 danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
- pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych lub zakładów samorządowych, nie ma tu znaczenia ilość zatrudnionych;
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób a mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli zostanie zgłoszony taki wniosek przez organizację zakładową. Jeśli nie zdecydują się na utworzenie funduszu, możliwe jest wypłacanie pracownikom świadczeń urlopowych. Nie przysługują one osobom, które świadczą swoje usługi na podstawie umów cywilno-prawnych.
Gdy przedsiębiorstwa rozpoczynają działalność w roku w którym muszą stworzyć fundusz, odpis dokonywany jest dopiero w przyszłym roku kalendarzowym. Jeżeli natomiast rozpoczęcie działalności następuje w wyniku przejęcia, przekształcenia, podziału lub połączenia wraz przejęciem pracowników, fundusz musi powstać w roku rozpoczęcia działalności. Jednakowoż, gdy w ciągu roku zmienia się liczba zatrudnionych lub gdy zmienia się status pracodawcy nie ma to wpływu na obowiązek tworzenia funduszu w trakcie roku.
Kto jest uprawniony do skorzystania ze środków zgromadzonych na Funduszu?
Osobami uprawnionymi do skorzystania z pomocy Funduszu są przede wszystkim pracownicy i ich rodziny. Ale również są to: byli pracownicy i ich rodziny (tzn. renciści i emeryci).
Pracodawca wraz z zakładową organizacją związkową, lub jeśli takowej brak, z wybranym przez pracowników ich reprezentantem ,ustalają wewnętrzny regulamin określający zasady i warunki korzystania z Funduszu. Regulamin taki zawiera również rodzaje działalności socjalnej oraz katalog osób uprawnionych do korzystania z niego np. mogą to być pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych lub urlopach bezpłatnych, osoby zatrudnieni na podstawie umów cywilno-prawnych. Przyznanie świadczenia powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej pracownika. Nie powinno się wypłacać środków w równej wysokości dla wszystkich pracowników. Zakazane jest stosowanie również takiego kryterium jak staż pracy czy wymiar etatu. Orzecznictwo polskie pozwala pracodawcy żądać od pracownika, który stara się o przyznanie zapomogi, i jest jednocześnie zatrudniony w innym zakładzie pracy, zaświadczenia o zarobkach osiągniętych w drugim zakładzie. Informacja o takim uprawnieniu powinna znaleźć się w regulaminie.
Fundusz zajmuje się finansowaniem określonych obszarów działalności socjalnej tj.:
wypoczynek np. dofinansowanie urlopu, działalność sportowa, pomoc materialna lub finansowa, cele mieszkaniowe, działalność kulturalno-oświatowa, opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach i w innej formie.
Wg ustawy ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnego zatrudnienia. Wysokość odpisu na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego. Jest to zależne od tego kiedy było wyższe wynagrodzenie minimalne.
W celu naliczania odpisu na Fundusz, minister ds. pracy określa za pomocą rozporządzenia sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, w szczególności w danym roku kalendarzowym. Natomiast Prezes GUS w „Monitorze Polskim” ogłasza do dnia 20 lutego każdego roku wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Niestety przepis ten nie był stosowany od 2012 r. Przez kilkanaście lat odpis był ustalany na podstawie wynagrodzenia wskazanego w ustawie okołobudżetowej. Dopiero w roku 2023 r. ustawodawca „odmroził” przepis, i zasady naliczania odpisu są zgodne z ustawą.
W tabelce poniżej przedstawiono kwoty odpisów i zwiększeń na ZFŚS w 2024r.
Jak widać powyżej, odpisy są uzależnione od rodzaju pracy oraz pracownika. Najwyższy odpis jest na pracownika zatrudnionego w uciążliwych warunkach np. w górnictwie. Najniższy zaś na pracownika młodocianego (od 15-18 roku życia), w I roku nauki przygotowania do zawodu.
Konto Funduszu może być zasilone przez:
- Odsetki od środków funduszu;
- Wpływy z oprocentowania pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe;
- Wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnych i mieszkaniowych;
- Darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
- Wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej;
- Przychody ze sprzedaży, dzierżawy lub likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej;
- Przychody ze sprzedaży mieszkań zakładowych;
- Z osiągniętego zysku netto do podziału, w przypadku spółdzielni z nadwyżki bilansowej.
Kwota odpisu na kolejny rok ustalana jest na początku roku kalendarzowego, w oparciu o analizę liczby pracowników zatrudnionych w bieżącym roku.
Odpisy wpłacane są w dwóch ratach: pierwsza do 31 maja i jest to równowartość 75% odpisu, druga rata do 30 września i jest to pozostała część 25% równowartości odpisu. Na koniec roku dokonuje się tzw. korekty odpisu. Polega ona na zestawieniu rzeczywistej liczby zatrudnionych oraz rzeczywistej kwoty na odpis z danymi szacunkowymi z początku roku.
Jeśli powstaje nadwyżka to pracodawca musi przelać ją z rachunku Funduszu na rachunek bieżący przedsiębiorstwa.
Środki, które pracodawca przelewa na fundusz, zalicza się do kosztów działalności pracodawcy.
Jeśli w danym roku kalendarzowym nie zostaną wykorzystane wszystkie środki pieniężne zgromadzone na koncie funduszu, wtedy przechodzą one na kolejny rok.
Środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) są nieopodatkowane do kwoty 1000 zł (w 2024r nastąpiła zmiana z kwoty 2000) rocznie na osobę, ale muszą być przydzielane według określonych zasad.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych odgrywa kluczową rolę w systemie wsparcia pracowników, oferując różnorodne świadczenia, które mają na celu poprawę jakości życia zatrudnionych jak i ich rodzin. Jest on istotnym elementem polityki społecznej firm, przyczyniając się do kreowania pozytywnego wizerunki pracodawcy oraz zwiększenia zadowolenia wśród pracowników.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
