Grudzień to czas, w którym pracodawcy podejmują decyzję o obdarowaniu pracowników oraz partnerów biznesowych. Oprócz wdzięczności samych obdarowanych należy pamiętać, że praktyka ta wpływa bardzo pozytywnie na wizerunek całego przedsiębiorstwa. Z perspektywy pracodawcy są to niższe koszty utrzymania takiego pracownika pomimo ponoszenia na niego nakładów finansowych w porównaniu do rekrutacji nowego pracownika i szkolenie go od podstaw do wykonywanej pracy. Pomimo unoszącej się świątecznej atmosfery w tym czasie nie można zapomnieć, że przekazywanie prezentów czy upominków może nieść ze sobą konsekwencje podatkowe.
Najczęściej spotykane formy podziękowań dla pracowników i kontrahentów to:
- bony na zakupy – zazwyczaj w formie kart przedpłaconych, które można realizować w wielu sieciach sklepowych, dzięki czemu samodzielnie można zdecydować o sposobie ich wykorzystania i dostosować do własnych potrzeb
- premie świąteczne – dodatek motywacyjny w formie bonusu finansowego do wynagrodzenia
- upominki świąteczne – również w formie paczek dla dzieci pracowników
Zarówno premie pieniężne jak i upominki mogą generować przychód podatkowy. Oprócz obciążeń podatkowych może pojawić się obowiązek zapłaty składki ZUS na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, dlatego ważne jest stosowanie się do odpowiednich przepisów regulujących te kwestie. To, w jaki sposób rozliczać wydatki na upominki czy bony jest zależne od sposobu finansowania tych prezentów. Środki pieniężne mogą pochodzić z bieżących środków obrotowych firmy lub z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to nic innego jak specjalny fundusz, z którego pracodawca może finansować świadczenia socjalne (na przykład wyżej wspomniane prezenty świąteczne). Środki zgromadzone w ZFŚS są przeznaczone na działalność socjalną na rzecz pracowników, emerytów i rencistów oraz ich rodzin a także innych osób wskazanych przez pracodawcę.
Bieżącymi środkami obrotowymi przedsiębiorstwa są zasoby finansowe wykorzystywane na operacje, jakimi są na przykład: wynagrodzenia pracownicze, zakup materiałów i materiałów marketingowych. Są to środki, które zapewniają płynność finansową firmy i zapewniają jej codzienne funkcjonowanie. Zakup prezentów świątecznych z takich środków oznacza, że firma traktuje to jako bieżący wydatek operacyjny.
Z punktu widzenia podatkowego i składkowego finansowanie prezentów świątecznych w formie rzeczowej i pieniężnej w całości z ZFŚS jest bardzo korzystne. Paczki świąteczne są zwolnione z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł w danym roku podatkowym. Innymi słowy nie ma konieczności odprowadzania podatku dochodowego od takiego dodatku pod warunkiem, że jego łączna wartość nie przekracza określonego limitu. Świadczenia finansowane z ZFŚS na cele socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Inaczej sytuacja przedstawia się przy finansowaniu prezentów dla pracowników z bieżących środków firmy. Wtedy wartość podarunków traktuje się jako przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu i składkom ZUS. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że są wyjątki od tej reguły.
W przypadku takiego finansowania prezentów w przedsiębiorstwie, nie ma przeszkód, aby zaklasyfikować je do kosztów uzyskania przychodu z tego względu, że można to uzasadnić jako działanie motywujące dla pracowników oraz tworzenie sprzyjającej atmosfery w miejscu pracy.
Według Trybunału Konstytucyjnego paczki świąteczne mają charakter przychodu pracownika, więc ich zakup trzeba uwzględnić przy podstawie naliczania składek ZUS oraz przy wyliczaniu podatku dochodowego od pracownika. Paczki są traktowane jako nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, ponieważ spełniają poniższe kryteria:
- indywidualny charakter prezentu – każdy pracownik otrzymuje swój podarunek, nie jest on dobrem wspólnym
- pracownik z własnej woli zgadza się na przyjęcie prezentu – co jest konieczne, aby uznać świadczenie jako przychód
- upominki leżą w interesie pracownika – przynoszą mu korzyść w postaci zwiększenia aktywów albo uniknięcia kosztów
Zgodnie z przepisami podatkowymi wszelkie dodatki (również rzeczowe) podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). W związku z tym wartość prezentu należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika i opodatkowana zgodnie z obowiązującą skalą podatkową. Dodatkowo od tej kwoty należy odprowadzić składki do ZUS, co również zwiększa ogólny koszt takiego świadczenia dla pracodawcy.
Finansowanie prezentów Bożonarodzeniowych z ZFŚS ma więcej zalet, patrząc z punktu podatkowego i składkowego, w przeciwieństwie do korzystania na ten cel ze środków operacyjnych przedsiębiorstwa. Przy posiłkowaniu się ZFŚS zakupione upominki mogą być zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS pod warunkiem nieprzekroczenia wyżej określonych limitów. Przy chęci finansowanie prezentów świątecznych z ZFŚS pracodawca jest zobowiązany skompletować konkretne dokumenty potwierdzające zgodność podarunków z regulaminem funduszu i ogólnymi przepisami prawnymi. W perspektywie czasowej finansowanie paczek świątecznych z ZFŚS przynosi duże korzyści podatkowe i znacząco obniża koszty.
Z kolei podarunki wręczane kontrahentom powinny mieć charakter reklamowy. Takie prezenty powinny być symboliczne, niekosztowne, tak aby można je było uznać jako koszt uzyskania przychodu. Do charakteru reklamowego zaliczą się m.in. gadżety świąteczne opatrzone wyraźnie widocznym logiem firmy. W innych przypadkach wydatki na prezenty z okazji świąt dla partnerów biznesowych mogą być zaliczane do wydatków na reprezentację i nie będą uwzględniane w kosztach uzyskania przychodów.
W przypadku, w którym kontrahent otrzymuje prezent o charakterze okolicznościowym (np. kosz z kwiatami), wtedy nie będzie obowiązku podatkowego w PIT po stronie kontrahenta. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT przekazanie na rzecz kontrahenta prezentów, które stanowią dla niego wartość użytkową, nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale tylko, gdy jednorazowa wartość takiego podarunku nie przekroczy 200 zł.
Prezenty dla kontrahentów z okazji świąt nie będą podlegały VAT pod warunkiem, że są to prezenty małej wartości (według art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT są to nieprzekraczające w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeśli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości obdarowanej osoby, o wartości rynkowej 20 zł – wtedy podatnik nie musi prowadzić ewidencji.
Oprócz przepisów podatkowych, przy zakupie prezentów, warto wziąć pod uwagę umiar i zasady etyki. Wiele firm obowiązują konkretne limity odnośnie wartości prezentów przyjmowanych w ciągu roku.
Darowizna jest najrzadziej stosowanym sposobem na przekazanie pracownikowi prezentu. Nie wystąpi konieczność zapłaty podatku, jeśli łączna wartość darowizn przez pracownika nie przekroczy 5733 zł w ciągu 5 lat. Jednak darowizna dla pracownika nie będzie zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
