Nota obciążeniowa, nazywana również notą księgową, to dokument używany w księgowości do zapisywania przychodów i kosztów, które nie są objęte podatkiem VAT. W przeciwieństwie do faktury, nota obciążeniowa jest używana w specjalnych sytuacjach. W tym artykule wyjaśnimy, co to jest nota obciążeniowa, kiedy i jak ją wystawiać.
Co to jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa to dokument, który potwierdza transakcje niepodlegające opodatkowaniu VAT. Wystawiamy ją, kiedy nie możemy wystawić faktury VAT. Do najczęściej spotykanych okoliczności motywujących wystawienie noty obciążeniowej zaliczyć należy przede wszystkim: konieczność rozliczenia kary umownej, o której mowa w art. 483 Kodeksu cywilnego, w przypadku kar umownych, odsetek za opóźnienia w płatnościach, korekt błędów w dokumentach księgowych oraz przy żądaniu odszkodowania od ubezpieczyciela.
Rodzaje not księgowych
Istnieje kilka rodzajów not księgowych:
- Nota obciążeniowa – wystawiana przez stronę, która poniosła stratę finansową, dla drugiej strony, która musi ją pokryć.
- Nota uznaniowa – wystawiana przez stronę, która spowodowała stratę, na rzecz strony poszkodowanej.
- Nota obciążeniowo-uznaniowa – używana, gdy obie strony uznają istnienie obciążenia i akceptują je.
Możemy również podzielić noty na:
- Noty wewnętrzne – wystawiane w ramach jednej organizacji, np. przez pracodawcę dla pracownika.
- Noty zewnętrzne – wystawiane między różnymi firmami lub kontrahentami.
Jak poprawnie wystawić notę obciążeniową?
Prawo nie określa dokładnego wzoru noty obciążeniowej. Ale żeby poprawnie skonstruować dokument noty, należy zwrócić swoją uwagę na art. 21 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że wśród elementów każdego dokumentu księgowego należy ująć następujące kwestie:
- Rodzaj dowodu i jego numer.
- Dane stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej.
- Opis operacji i jej wartość.
- Datę operacji i datę sporządzenia dowodu, jeśli są różne.
- Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
- Potwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ksiąg rachunkowych z podpisem osoby odpowiedzialnej.
Czy nota obciążeniowa wymaga podpisu?
Nota obciążeniowa nie wymaga odręcznego podpisu osoby, która ją wystawia. Wystawienie noty nie powoduje bezpośrednich zmian w aktywach firmy. Dlatego może być sporządzona w formie elektronicznej i wysłana e-mailem. Ważne jest, aby nota zawierała wszystkie niezbędne informacje umożliwiające identyfikację stron i operacji gospodarczej. Co do zasady także, notę należy wystawić w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje odbiorca, a kopia pozostaje u nadawcy.
Zastosowanie noty w windykacji
Nota obciążeniowa jest często używana w procesie odzyskiwania należności. Zgodnie z art. 10 Ustawy z dnia 8 marca 2013 r. (Dz.U.2023.1790) o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wierzyciel ma prawo do rekompensaty za opóźnienia w płatnościach od pierwszego dnia po terminie płatności. Od 1 stycznia 2020 roku nastąpiła zmiana korzystna dla wierzycieli dotycząca wysokości rekompensat. Zamiast ryczałtu w wysokości 40 euro bez względu na wysokość długu, tak, jak było to do tej pory, wprowadzono trzy progi wartości długi i odpowiadające im rekompensaty:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł.
- 70 euro – gdy wartość świadczenia wynosi więcej niż 5000 zł, ale mniej niż 50 000 zł.
- 100 euro – gdy wartość świadczenia wynosi 50 000 zł lub więcej.
Noty obciążeniowe w różnych walutach
Jeśli nota obciążeniowa dotyczy transakcji w walutach obcych, musimy przeliczyć wartość na złote polskie. Przeliczenia dokonuje się według kursu średniego NBP z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej. Dzięki temu unikniemy nieporozumień i zachowamy zgodność z przepisami księgowymi.
Podsumowanie
Nota obciążeniowa to ważny dokument w księgowości, używany w sytuacjach nieobjętych podatkiem VAT. Jest często stosowana w procesach windykacyjnych i do dokumentowania różnych operacji gospodarczych. Wystawienie noty obciążeniowej jest prostym procesem, jeśli spełnia ona określone wymogi formalne. Prawidłowo sporządzona nota może być podstawą zapisów w księgach rachunkowych i skutecznym narzędziem do wymagania należności.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
