Monitoring w miejscu pracy

Zasady

„Art. 22². § 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).”

Oznacza to, że stosowanie kamer jest dozwolone wyłącznie w celach:

• bezpieczeństwa,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Dozwolone jest monitorowanie zarówno terenu zakładu pracy, jak i terenu wokół niego. Zgodnie z  art. 22² § 1¹ i § 2 Kodeksu pracy zakazane jest stosowanie monitoringu w:

1. pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
2. pomieszczeniach sanitarnych,
3. szatniach,
4. stołówkach,
5. palarniach.

W pomieszczeniach wymienionych w punktach 2-5 monitoring jest dozwolony wyłącznie do realizacji celów przedstawionych w § 1 i tylko wtedy, gdy nie narusza to godności oraz innych dóbr pracowników, np. poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie osób przebywających w tych pomieszczeniach.

Wprowadzenie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej, a w przypadku jej braku to zgodę przedstawicieli pracowników.

Przechowywanie nagrań

Kodeks pracy umożliwia przechowywanie nagrań się nie dłużej niż 3 miesiące:
„§ 3. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.”

Natomiast jeżeli nagrania są lub mogą być dowodem w postępowaniu, zatem wtedy okres 3 miesięcy jest przedłużany do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresu przechowywania nagrania podlegają zniszczeniu.
„§ 4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.”

Obowiązek poinformowania pracownika

Zanim nowy pracownik zostanie dopuszczony do pracy, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania go na piśmie o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Informacje te powinny być również zawarte w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Zanim pracodawca wprowadzi monitoring, musi poinformować o tym pracowników nie później niż 2 tygodnie przed.

Sposób, w jaki pracodawca oznacza miejsce monitorowane, jest istotny. Pomieszczenia i teren objęte monitoringiem powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, odpowiednimi znakami lub ogłoszeniami dźwiękowymi, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Powyższe informacje zostały zawarte w art. 22² §6, §7, §8 i §9 Kodeksu pracy.

Monitoring poczty elektronicznej

„Art. 22³. § 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).”

Monitoring poczty elektronicznej:

• musi być prowadzony zgodnie z przepisami,
• nie może on naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych,
• pracownik musi zostać poinformowany o jego celu, zakresie oraz sposobie zastosowanie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu,
• informacja o jego wprowadzeniu musi być przekazana pracownikom 2 tygodnie przed wprowadzeniem,
• nowy pracownik musi zostać o tym poinformowany na piśmie przed rozpoczęciem pracy.