Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów?
Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to uproszczona forma ewidencji księgowej, która służy do rejestrowania przychodów i kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jest to podstawowy dokument księgowy dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości.
Kto musi prowadzić KPiR?
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy:
- Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych lub liniowy oraz których przychody netto nie przekroczyły 2 milionów euro w poprzednim roku obrotowym.
- Spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.
- Spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych, których przychody netto nie przekroczyły 2 milionów euro w poprzednim roku obrotowym.
Co należy wpisywać do KPiR?
W KPiR rejestruje się:
- Przychody: ze sprzedaży towarów i usług oraz inne przychody związane z działalnością.
- Koszty: zakup towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne oraz inne wydatki związane z działalnością.
Co stanowi dowód księgowy?
Podstawę zapisów w KPiR stanowi dowód księgowy, którego ściśle określa § 11-13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowody księgowe stanowią zatem:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej “fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
- wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
- podpis osoby sporządzającej dokument;
- inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie;
Specjalne rodzaje dowodów księgowych
§ 13. Za dowody księgowe uważa się również:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Jak założyć KPiR?
KPiR można założyć na dwa sposoby:
- Papierowo: Księga musi być zbroszurowana i ponumerowana. Wzór księgi znajduje się w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów.
- Elektronicznie: Można używać specjalistycznego oprogramowania, które umożliwia prowadzenie księgi w formie elektronicznej. Ważne jest, aby program zapewniał chronologiczny zapis danych oraz możliwość ich wydruku.
Prowadzenie księgi w systemie teleinformatycznym
§ 31.
- W przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
- określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
- stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
- przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Przechowywanie KPiR
KPiR oraz wszystkie dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Podsumowanie
Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest obowiązkiem wielu przedsiębiorców, ale dzięki odpowiednim narzędziom i wiedzy, można to zrobić sprawnie i bezproblemowo. KPiR pozwala na dokładne śledzenie finansów firmy, co jest kluczowe dla jej sukcesu.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
