Już od 2022 roku, przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji sprzedaży, tuż obok tradycyjnych faktur papierowych i ich elektronicznych wersji.
Choć na razie jest to dobrowolna forma fakturowania, to zgodnie z nową ustawą o podatku od towarów i usług (VAT), KSeF stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT już od 1 lipca 2024 roku. Dla podatników zwolnionych z VAT, ten obowiązek stanie się koniecznością dopiero od 1 stycznia 2025 roku.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia on wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie, tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur elektronicznych dokumentujących sprzedaż lub zakup usługi albo towaru, przyjmującą postać plików XML.
Proces generowania e-faktury zaczyna się od przesłania jej do KSeF, który przeprowadza weryfikację formalną. Po pozytywnej walidacji, nadawany jest unikatowy numer identyfikacyjny, co oznacza oficjalne wystawienie faktury, wejście jej do obrotu prawnego i dostępność do pobrania dla odbiorcy.
KSeF ma na celu usprawnienie i uszczelnienie systemu podatkowego, szczególnie w kontekście zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT. Wprowadzenie KSeF ma przynieść bardziej zintegrowany, przejrzysty i efektywny system podatkowy.
Wyjątki
Istnieje jednak kilka przypadków, w których nie będzie obowiązku korzystania z KseF:
1. Faktury konsumenckie (B2C) – w przypadku transakcji z konsumentami, faktury nadal mogą być wystawiane w formie papierowej lub “zwykłej” elektronicznej, np. w PDF;
2. Faktury uproszczone – paragony fiskalne i faktury do 450 zł z NIP nabywcy (tylko do końca 2024 roku);
3. Paragony fiskalne autostradowe i bilety za przejazd, np. bilety PKP;
4. Faktury emitowane przez kasy fiskalne (tylko do końca 2024 roku);
5. Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne – nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
6. W przypadku niedostępności lub awarii KSeF określonej w specjalnym komunikacie w Biuletynie Informacji Publicznej lub w przypadku, gdy system działa w trybie offline.
Zalety
KSeF eliminuje faktury papierowe, wprowadza jednolity standard e-faktur oraz automatyzuje procesy księgowe, co ma przyczynić się do usprawnienia obrotu gospodarczego. Wprowadzenie powszechnego elektronicznego fakturowania umożliwi również szybszą weryfikację rozliczeń podatkowych, dzięki czemu zostanie skrócony czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, z 60 do 40 dni. Ponadto, konieczność wystawiania duplikatów faktur zostanie wyeliminowana, ze względu na stały dostęp do KSeF dla obu stron transakcji.
Przygotowania do KSeF
Przedsiębiorcy muszą solidnie przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, uwzględniając aspekty merytoryczne, technologiczne i organizacyjne. Zwłoka w przygotowaniach może skutkować trudnościami w obsłudze systemu, a brak terminowego przesłania faktur w KSeF grozi surowymi karami finansowymi nawet 100% wartości podatku wymienionego na fakturze wystawionej poza KseF;
Dlatego też, zaleca się skorzystanie z pomocy doświadczonych ekspertów, takich jak doradcy podatkowi, którzy pomogą w procesie adaptacji.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
