Koniec marca to dla przedsiębiorców czas finalizowania dokumentacji za ubiegły rok obrotowy. Jeśli księgowa lub księgowy przygotował niezbędne pliki, przed Tobą kilka kluczowych kroków. W tym blogu znajdziesz instrukcję, która pomoże Ci przejść przez ten proces.
Otrzymanie pliku XML
Plik w formacie xml jest głównym dokumentem, który otrzymasz, jest to e-sprawozdanie. Jeśli chcesz zapoznać się z zawartością otrzymanego pliku poproś księgową lub księgowego o kopię w formacie PDF.
Nie otwieraj pliku xml , klikając w niego kilkukrotnie.
Otwarcie tego pliku może skutkować, nawet przypadkową zmianą dokumentu, przez co będzie on nieprawidłowy a systemy urzędowe go nie przyjmą.
Jeśli chcesz otworzyć sprawozdanie XML musisz do tego użyć specjalnie dedykowanego narzędzia na przykład udostępnianego przez MF: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/
Podpisanie sprawozdania
Otrzymany plik xml trzeba uzupełnić o podpisy elektroniczne.
Zgodnie z polskimi przepisami, dokument musi zostać podpisany przez wszystkich członków zarządu, którzy figurują w KRS. Termin podpisania dokumentu upływa 30 czerwca 2026 roku.
Pierwszy podpis powinien być złożony przed 31.03.2026 r. – to dzień złożenia pierwszego podpisu definiuje dzień sporządzenia sprawozdania. A sporządzenie sprawozdania musi być przed 31.03.2026.
Najlepiej do tego użyć rządowego portalu podpis.gov.pl. Cała procedura polega na wgraniu pliku do systemu, a następnie trzeba go podpisać za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisem kwalifikowanym. Po zweryfikowaniu tożsamości, system wygeneruje nowy plik, który będzie uzupełniony o Twój podpis. Jeśli w zarządzie jest więcej osób, to jeden plik musi zawierać wszystkie podpisy. Jeśli plików jest tyle co osób w zarządzie i każdy z plików posiada tylko jeden podpis, proces jest wykonany nieprawidłowo.
Przygotowanie niezbędnych uchwał i dokumentacji dodatkowej
Podpisanie pliku to nie wszystko. Kolejnym krokiem jest zwołanie zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy, maksymalnie od 30 czerwca. Na spotkaniu dochodzi do formalnego zatwierdzenia wyników finansowych przedstawionych przez zarząd. Na tym etapie powstają kluczowe dokumenty, które muszą być złożone w KRS razem ze sprawozdaniem finansowy.
Na spotkaniu niezbędne jest sporządzenie uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty są dowodem na to, że właściciele spółki zapoznali się z kondycja firmy i akceptują przedstawione liczby. Po mimo tego, że dokumenty muszą zostać wprowadzone w wersji cyfrowej, to można je sporządzić w formie papierowej i podpisać ręcznie. Jeśli zarząd zdecyduje się na dokumenty w formie papierowej niezbędne jest sporządzenie czytelnego pliku PDF. Warto jednak podpisać dokumenty również w formie elektronicznej, co pozwala na zrezygnowanie z archiwizacji papierowych oryginałów oraz ułatwia późniejsze przesyłanie plików do urzędu. Konieczne jest załączenie dokumentów, które powstały na zgromadzeniu, podczas finalnego zgłaszania dokumentów do rejestru.
Składanie kompletu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych
Ostatni etapem zamykającym cały proces, jest przekazanie całej dokumentacji do RDF. Czas na to jest do 15 lipca 2026 roku, jednak najlepszym wyborem jest przekazanie dokumentacji jak najszybciej po podjęciu uchwały. Zgłoszenie dokonuje się przez portal ekrs.ms.gov.pl. Proces dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS jest bezpłatny.
Wniosek składa najczęściej jeden z członków zarządu, który posiada numer PESEL, musi się on zalogować do systemu za pomocą Profilu Zaufanego. Po wpisaniu numeru KRS spółki, system otworzy formularz zgłoszeniowy, w którym trzeba umieścić wszystkie, wcześniej przygotowane pliki. Pliki wgrywasz w odpowiednie miejsca. Po sprawdzeniu poprawności danych, całe zgłoszenie należy podpisać elektronicznie i wysłać. Urzędowe Poświadczenie Odbioru zostanie wygenerowane, i jest to dowód na dopełnienie obowiązku. Jeśli prawidłowo złożysz dokumenty w systemie e-KRS, nie musisz osobno informować Urzędu Skarbowego, ponieważ informacja o sprawozdaniu zostanie automatycznie przekazana do KAS.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
