Archiwizacja to proces przeniesienia danych w specjalne miejsce, w celu ich długotrwałego przechowywania. Dla organizacji księgowej i nie tylko, które mają do czynienia z dużą liczbą dokumentów, jest ważne przechowywanie danych w bezpiecznym miejscu, aby uniknąć chaosu, zagrożeń bezpieczeństwa oraz mieć dowody w razie przeprowadzenia ewentualnej kontroli skarbowej.
Zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych
Art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości mówi że, rachunkowość jednostki[1] obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości. Dodatkowo, na co wskazuje art. 10. ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
- Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych(np. deklaracje podatkowe za miesiąc, kwartał lub półrocze)
- Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego(np. wyceny posiadanych przed jednostkę aktywów finansowych lub wyceny wartości niematerialnych i prawnych jako inwestycje)
- Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli konta księgowe(tzn. główne, pomocnicze itd.) powinny być prowadzone rzetelnie, sprawdzalnie i bieżąco, czyli zapisy/procedury obliczeniowe powinny być udokumentowane, uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów jednostki. W przypadku prowadzenia ksiąg przez komputer, powinien być opisany system informatyczny, programy oraz procedury wraz z zasadami ochrony danych(np. wersji oprogramowania, daty rozpoczęcia jego eksploatacji)
- Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych[2], ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Miejsce archiwizacji powinno zostać zgłoszone do urzędu skarbowego, ponadto, każdorazowo kiedy miejsce archiwizowania dokumentacji ulega zmianie, należy o tym poinformować właściwy urząd skarbowy. Takiego zgłoszenia należy dokonać maksymalnie w terminie 15 dni od wydania dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu. Za niewłaściwe przechowywanie dokumentów księgowych bądź brak ich archiwizacji – zgodnie z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego – grozi kara wynosząca nawet do 720 stawek dziennych, tj. do ok. 21 600 000 zł.
Okresy przechowywania dokumentów księgowych
Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości większość dokumentów księgowych powinna być przechowywana przez okres minimum 5 lat, licząc od końca roku następującego po zakończonym roku obrotowym. Zasada ta zgodnie z ustawą stosuje się do:
- Ksiąg rachunkowych;
- Kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki
- Dokumentów inwentaryzacyjnych;
- Dowodów księgowych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych
- Dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości
Dokumenty dotyczące archiwizacji i reklamacji – przez minimum 1 rok po upływie terminu gwarancji lub po rozliczeniu reklamacji. Co ciekawe ustawa nie reguluje, co należy zrobić z dokumentami, w przypadku których upłynął obowiązek ich przechowywania. Uznaje się jednak, że obowiązek ich utylizacji spoczywa na osobie kierującej przedsiębiorstwem.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne zgodnie z art. 73 ustawy o rachunkowości, muszą być przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Podsumowanie
Podsumowując, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji księgowej należy do obowiązków każdej jednostki gospodarczej, co pozwala na optymalny przepływ danych, ułatwienie zarządzaniem procesów finansowych, zwiększenie wydajności pracy oraz bezpieczność ważnej dokumentacji . Ustawa o rachunkowości dokładnie określa zasady, w jaki sposób należy to robić oraz przez jaki czas dokumenty powinny znajdować się w archiwach.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
