Czy wiecie, że na pracodawcę nałożony jest obowiązek prowadzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników?
To w nich zawarte są najistotniejsze informacje dotyczące pracownika oraz jego zatrudnienia.
Przedstawmy zatem jakie są zasady prowadzenia akt osobowych pracowników.
Warto zacząć od tego, że akta osobowe składają się z 5 części: od A do E.
Co zawierają poszczególne części?
Część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, które zgromadzane są w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Brzmi to skomplikowanie, więc przedstawmy, jakie dokumenty będą należeć do tej części.
- Umowa o pracę
- Oświadczenia lub dokumenty osobowe
- Zakres obowiązków
- Pisemne potwierdzenie zapoznania się z zasadami: regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia, informacjami objętymi tajemnicą służbową, treścią przepisów i zasad BHP (wymagane jest też zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP)
- Dokumenty: które zobowiązują pracownika do zwrotu powierzonego mienia lub do wyliczenia się; dotyczące przyznania pracownikowi nagrody oraz te dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych
- Potwierdzenie zapoznania się pracownika z najważniejszymi informacjami, które go obejmują, tj. warunki zatrudnienia, ryzyko zawodowe oraz zakres nadzoru lub kontroli trzeźwości (lub innych substancji), jeśli takie środki zostały podjęte.
- Oświadczenia:
– dotyczące zmiany warunków pracy lub płacy
– oświadczenie o chęci lub braku chęci skorzystania z uprawnień rodzicielskich, gdy pracownik jest rodzicem
- Pisma w sprawie bezpłatnego urlopu
- Umowę o zakazie konkurencji, jeśli takowa została zawarta
- Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące okresowych i kontrolnych badań lekarskich
- Dokumenty dotyczące: wykonywania pracy zdalnej / wykonywania pracy w formie telepracy, stosowania elastycznej organizacji pracy
- Wniosek pracownika:
– o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek
– o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek
– wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy
Część C – oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
- Oświadczenie:
– o wypowiedzeniu albo o rozwiązaniu umowy o pracę
– dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w sytuacji postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą
Część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym informacje dotyczące kontroli trzeźwości (lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu) pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę / przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
Pamiętaj, że akta osobowe pracownika są dokumentem, który musi być przechowywany przez pracodawcę przez określony czas po zakończeniu zatrudnienia. Zwykle ten czas trwa aż 50 lat!
Są one również dokumentem, do którego pracownik ma prawo wglądu. Dlatego tak ważne jest, aby były one prowadzone w sposób rzetelny i zgodny z prawem. Zarządzanie aktami osobowymi pracowników może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednią wiedzą i narzędziami staje się znacznie prostsze.
Pamiętaj też, że prawidłowe prowadzenie akt osobowych to nie tylko obowiązek, ale też sposób na zbudowanie zaufania i profesjonalizmu w relacjach z pracownikami.
Zobacz inne nasze artykuły: KLIKNIJ TUTAJ
